Matériel pédagogique : louer, acheter ou financer en crédit-bail ?
Plateaux techniques, engins, informatique : ce que chaque option change à la marge, au résultat et à la trésorerie, et les questions à se poser.
Plateaux techniques, engins, véhicules, postes informatiques : selon les formations proposées, le matériel pédagogique peut représenter un poste important. Il peut être loué, acheté ou financé en crédit-bail, et chaque option l’inscrit à un endroit différent des comptes. À activité égale, la marge, le résultat et la trésorerie peuvent donc se présenter différemment.
Où chaque option apparaît dans vos comptes
Dans la lecture de la rentabilité par formation, le matériel pédagogique fait partie des coûts directs d’une formation. Selon l’option retenue, son coût n’apparaît pourtant pas au même niveau des comptes :
Dans les comptes
- Location :
- Une charge
- Achat :
- Un bien durable immobilisé, puis amorti
- Crédit-bail :
- Des redevances en charges (comptes individuels)
Marge et excédent brut d’exploitation (EBE)
- Location :
- Diminués du coût de la location
- Achat :
- Non diminués par l’amortissement, qui se lit après l’EBE
- Crédit-bail :
- Diminués des redevances
Trésorerie
- Location :
- Loyers payés pendant la location
- Achat :
- Décaissement à l’achat, ou emprunt
- Crédit-bail :
- Redevances étalées sur le contrat
Pour comparer deux exercices, ou deux formations dont l’une utilise du matériel acheté et l’autre du matériel loué, nous conseillons de suivre à part le coût complet du matériel : locations, redevances, amortissements et intérêts d’emprunt additionnés, entretien et assurance compris, rapportés aux jours de formation dispensés.
Un point fréquent dans le secteur : un organisme exonéré de TVA ne récupère pas la TVA sur ses achats. Dans ce cas, nous conseillons de comparer les options sur leur montant toutes taxes comprises, qu’il s’agisse d’un loyer, d’une redevance ou d’un prix d’achat (voir notre article sur l’exonération de TVA des organismes de formation).
Ce que fait votre expert-comptable. Il classe chaque contrat (location simple, crédit-bail, achat) au bon endroit des comptes, rattache le coût du matériel aux formations qui l’utilisent et isole ce coût complet dans vos tableaux de rentabilité.
Les questions à se poser avant de décider
Avant de signer
- 1
L’usage réel
Combien de jours par mois l’équipement servira-t-il, et pour quelles formations ? Ce nombre de jours sert ensuite à rapporter le coût de chaque option à un jour de formation.
- 2
Le coût complet
Sur la même durée, comparer la location, les redevances du crédit-bail et, le cas échéant, le prix de levée d’option prévu au contrat, ainsi que l’amortissement augmenté du coût de l’emprunt, entretien et assurance compris.
- 3
La durée d’utilisation
Estimer combien de temps le matériel servira réellement : un bien acheté est amorti sur une durée liée à son utilisation, qui influe sur sa charge annuelle d’amortissement.
- 4
La trésorerie
Mesurer l’effet d’un décaissement à l’achat, au regard des délais de paiement de vos financeurs.
- 5
La souplesse
Mesurer l’intérêt de disposer du matériel en propre plutôt que de dépendre de la disponibilité d’un loueur, notamment pour ouvrir une session à court délai.
Nous recommandons de reprendre ces questions à chaque renouvellement, et pas seulement lors du premier équipement : l’usage d’un plateau technique ou d’un parc informatique peut évoluer avec le catalogue de formations et le remplissage des sessions.
Ce que fait votre expert-comptable. Il chiffre avec vous les options sur la même durée, mesure leur effet sur la marge sur coûts directs, le résultat et la trésorerie prévisionnelle, et vous présente les écarts avant la signature.
Ce que nous mettons en place
- Le classement de chaque contrat de matériel dans vos comptes : location, crédit-bail ou immobilisation.
- Le rattachement du coût du matériel aux formations qui l’utilisent.
- Une comparaison chiffrée des trois options lorsque vous préparez un investissement important.
- Le suivi du coût complet du matériel par jour de formation dispensé, dans votre tableau de bord.
Vous envisagez d’équiper vos formations ? Nous pouvons comparer avec vous les options avant la décision.
Voir l’offre Organismes de formationQuestions fréquentes
Pourquoi la marge peut-elle baisser en passant de l’achat au crédit-bail ?
Dans les comptes individuels, les redevances de crédit-bail sont enregistrées en charges : rattachées aux coûts directs, elles diminuent la marge sur coûts directs et l’EBE, alors que l’amortissement d’un bien acheté se lit après l’EBE. Le suivi du coût complet du matériel permet de comparer les deux situations.
Faut-il acheter un matériel dès qu’il sert souvent ?
Nous conseillons de comparer d’abord le coût complet des options sur la durée d’utilisation prévue, et de mesurer l’effet du décaissement sur votre trésorerie. Un usage fréquent peut rendre l’achat ou le crédit-bail envisageables ; la décision dépend aussi de votre capacité à financer l’investissement.