Remplissage, abandons, heures réalisées : les indicateurs d’activité d’un organisme de formation
Quatre indicateurs d’activité à suivre dans un organisme de formation, leur calcul, et la façon de les rapprocher de la marge de chaque session.
Les variations de marge d’un organisme de formation peuvent s’expliquer par des données d’activité : places vendues, stagiaires présents jusqu’à la fin, heures réellement dispensées, jours assurés par chaque formateur. Ces données figurent en général dans le logiciel de gestion des formations, les conventions et les feuilles d’émargement, plutôt que dans la comptabilité.
Quatre indicateurs d’activité et ce qu’ils mesurent
Calcul et portée de chaque indicateur
Taux de remplissage d’une session
Stagiaires inscrits / places ouvertes
Ce qu’il révèle : La répartition des coûts fixes de la session entre les stagiaires
Taux d’abandon
Stagiaires sortis avant la fin / stagiaires entrés
Ce qu’il révèle : Les parcours dont le chiffre d’affaires peut baisser en cours de route
Heures réalisées / heures prévues
Heures effectivement dispensées / heures prévues à la convention ou au contrat de formation
Ce qu’il révèle : Les écarts susceptibles d’entraîner le remboursement des sommes indûment perçues
Jours dispensés par formateur
Jours de formation assurés, formateurs internes et externes séparés
Ce qu’il révèle : L’occupation des salariés et le recours aux intervenants extérieurs
Le remplissage. Lorsque le formateur et la salle sont payés à la session, chaque place vide alourdit le coût porté par les stagiaires présents. Le remplissage se compare alors au nombre de stagiaires nécessaire pour couvrir les coûts de la session. Nous recommandons de le lire formation par formation, une moyenne pouvant masquer des sessions qui ne couvrent pas leurs coûts.
Les abandons. Selon les modalités de facturation et de financement, un stagiaire qui quitte un parcours peut réduire le chiffre d’affaires de la session sans en réduire les coûts. Leur suivi permet de repérer les parcours concernés avant la clôture des comptes.
Les heures réalisées. En cas d’inexécution totale ou partielle d’une action, l’organisme rembourse les sommes indûment perçues (article L6354-1 du Code du travail). Lorsqu’un écart entre heures prévues et heures réalisées traduit une inexécution partielle, il peut donc avoir une incidence sur le chiffre d’affaires ; nous recommandons d’être en mesure de l’expliquer, notamment lors d’un contrôle.
Les jours par formateur. Pour un formateur salarié, le nombre de jours dispensés dans l’année entre dans le calcul du coût de sa journée : salaire chargé / jours dispensés. Pour les intervenants extérieurs, il mesure la part des journées confiées à des externes.
Ce que fait votre expert-comptable. Il rapproche les heures et les stagiaires enregistrés dans votre logiciel de gestion des formations de la facturation et des comptes, et vous signale les écarts.
Relier l’activité à la marge, session par session
Les données de chaque session et leur rapprochement
- 1
Rattacher
Chaque session porte sa formation, son site, son formateur (interne ou externe), ses heures prévues, ses inscrits et son financeur.
- 2
Compléter
À la fin de la session : heures réalisées, stagiaires présents jusqu’au terme, abandons.
- 3
Rapprocher
Les heures réalisées avec les heures facturées, et le chiffre d’affaires de la session avec les comptes.
- 4
Lire
Le remplissage et les abandons en regard de la marge sur coûts directs de chaque formation.
Rapprochés de la marge de chaque formation, ces indicateurs peuvent éclairer le nombre d’inscrits à partir duquel ouvrir une session, la taille des groupes ou le choix entre un formateur salarié et un intervenant extérieur, ce dernier supposant que l’intervenant conserve son indépendance dans l’organisation de son travail.
Ce que fait votre expert-comptable. Il intègre ces indicateurs d’activité à votre tableau de bord, à côté de la marge de chaque formation, et les commente avec vous.
Ce que nous mettons en place
- La liste des données à saisir pour chaque session dans votre logiciel de gestion des formations.
- Le rapprochement des heures réalisées, des heures facturées et des comptes.
- Le suivi du remplissage, des abandons et des jours par formateur, formation par formation.
- Un tableau de bord qui place ces indicateurs à côté de la marge sur coûts directs.
Vous souhaitez relier l’activité de vos sessions à leur marge ? Nous définissons avec vous les données à saisir pour chaque session et les intégrons à votre tableau de bord.
Voir l’offre Organismes de formationQuestions fréquentes
Où trouver les données d’activité de mon organisme ?
Dans votre logiciel de gestion des formations, vos conventions et vos feuilles d’émargement. Nous vous aidons à définir ce qui doit être saisi pour chaque session, puis nous rapprochons ces données de la facturation et des comptes.
À quelle fréquence suivre ces indicateurs ?
Nous conseillons de les suivre chaque mois, en même temps que le tableau de bord financier.
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