Facturer à l’avancement : ce que les situations de travaux changent à votre trésorerie et à vos comptes
Situations mensuelles, retenue de garantie, facture définitive, travaux en cours : ce que la facturation à l’avancement change à vos comptes.
Facturer par situations mensuelles décale ce qui est facturé, dépensé et encaissé. Le chiffre d’affaires d’un mois suit l’avancement constaté à la date d’émission. La paie, les loyers et les fournisseurs se règlent, eux, à date fixe.
Lu seul, le chiffre d’affaires d’un mois ne dit ni la marge ni la trésorerie. Il se lit par chantier et en cumul.
Trois décalages entre la situation, la dépense et l’encaissement
Une situation constate les travaux exécutés à une date donnée. Elle est payée à l’échéance du marché. L’avancement des travaux et celui de la facturation peuvent différer.
De la première situation au solde du chantier
- 1
Première situation
Travaux exécutés à la date d’arrêté, valorisés au prix du marché.
- 2
Situations suivantes
Chaque situation reprend le cumul des travaux. Elle en déduit les précédentes : seule la différence est due.
- 3
Retenue de garantie
Le client retient une part de chaque règlement jusqu’à la fin de la garantie.
- 4
Facture définitive
Elle récapitule le marché, les avenants, les situations réglées et le solde, retenue comprise.
Les sous-traitants facturent aussi à l’avancement, parfois avec un mois de retard. Nous conseillons de rattacher à chaque chantier les travaux sous-traités réalisés, facture reçue ou non (voir intérim, sous-traitance ou embauche).
Ce que fait votre expert-comptable. Il rapproche chaque situation, les dépenses du chantier et les encaissements. Il vous montre où se situe le décalage de trésorerie.
Retenue de garantie et facture définitive : deux créances à ne pas laisser dormir
La retenue de garantie couvre la levée des réserves formulées à la réception. Dans les marchés privés de travaux, la loi n° 71-584 du 16 juillet 1971 prévoit :
- un plafond de 5 % du marché ;
- une libération un an après la réception, sous réserve de la levée des réserves ;
- un remplacement possible par une caution bancaire.
Taux et délais sont à vérifier marché par marché. En comptabilité, la retenue reste une créance sur le client, suivie à part. Nous conseillons un échéancier par chantier : date de réception, montant à réclamer.
Trois points de vigilance sur les chantiers facturés à l’avancement
La facture définitive n’est pas émise
Le solde et les avenants restent sans pièce de facturation. Le chiffre d’affaires du chantier est incomplet.
Ce que fait votre expert-comptable
Il compare le total facturé au marché augmenté des avenants avant de clore le chantier.
La retenue de garantie n’est pas réclamée
Sans date de réception ni échéance suivies, la somme peut rester chez le client bien après la garantie.
Ce que fait votre expert-comptable
Il tient l’échéancier. Il vous signale chaque mois les retenues arrivant à échéance.
Une caution bancaire remplace la retenue
La trésorerie est préservée. Mais la caution a un coût et dure jusqu’à la mainlevée.
Ce que fait votre expert-comptable
Il suit les cautions en cours et en date la mainlevée.
Ce que fait votre expert-comptable. Il établit l’échéancier des retenues. Il contrôle, chantier par chantier, que la facture définitive a été émise.
Chantiers à cheval sur la clôture : travaux en cours et lecture cumulée
À la clôture, certains chantiers sont inachevés. Le produit est constaté de l’une des deux façons suivantes :
- à l’avancement : des factures à établir couvrent les travaux non encore situés ;
- à l’achèvement : les dépenses engagées sont valorisées en travaux en cours.
La méthode à l’avancement suppose un suivi par chantier permettant d’identifier produits et coûts. Ses conditions d’application au regard du plan comptable général sont à faire vérifier.
Si le budget restant ne couvre plus le coût du reste à réaliser, la perte prévisible peut devoir être provisionnée. Nous conseillons de comparer chaque mois budget et situation du chantier.
La masse salariale illustre le même décalage. Régulière, elle pèse très différemment d’un mois à l’autre sur un chiffre d’affaires qui suit les situations. Nous conseillons de la suivre aussi en cumul.
Les indicateurs qui corrigent l’effet des situations
Masse salariale / chiffre d’affaires cumulé
Masse salariale cumulée depuis le début de l’exercice / chiffre d’affaires cumulé
Ce qu’il révèle : Une tendance, que le ratio d’un mois isolé ne montre pas
Écart d’avancement
Avancement des heures consommées moins avancement des travaux déclaré, par chantier
Ce qu’il révèle : Les chantiers dont la main-d’œuvre avance plus vite que les travaux
Reste à facturer
Marché et avenants acceptés moins facturé cumulé
Ce qu’il révèle : Ce qui reste à émettre, et le risque d’oublier le solde
Ce que fait votre expert-comptable. Il valorise les chantiers en cours à la clôture. Il examine avec vous ceux dont le budget ne couvre plus le reste à faire.
Ce que nous mettons en place
- Un suivi par chantier qui rapproche situations émises, dépenses et encaissements.
- Un échéancier des retenues de garantie et un contrôle de la facture définitive.
- Le traitement des chantiers à cheval sur la clôture, avec examen des pertes à terminaison.
- Un tableau de bord qui lit la masse salariale et la marge en cumul.
Vous facturez vos chantiers par situations ? Nous mettons en place le suivi par chantier, l’échéancier des retenues et la lecture cumulée de vos comptes.
Voir l’offre BTP & artisansQuestions fréquentes
Pourquoi mon chiffre d’affaires varie-t-il autant d’un mois à l’autre ?
Il suit l’avancement constaté à la date d’émission des situations. Vos charges, la paie en particulier, sont plus régulières. Nous conseillons de lire le chiffre d’affaires et la marge chantier par chantier, puis en cumul sur l’exercice.
Faut-il suivre chaque chantier séparément pour facturer à l’avancement ?
Oui, c’est la condition pratique d’une facturation et d’une comptabilité à l’avancement fiables. Il faut pouvoir rattacher à chaque chantier ses produits, ses coûts et son avancement. Nous mettons ce suivi en place avec vous.